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Wie lege ich einen virtuellen Assistenten an und verwalte seine Rechte?

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Kurzbeschreibung

Mit virtuellen Assistenten (VAs) teilst du Arbeit in ArbitrageOne auf — z. B. Sourcing, Einkaufsabwicklung oder Retourenbearbeitung — ohne deine Zugangsdaten weiterzugeben. Jeder VA bekommt einen eigenen Account mit individuell vergebenen Rechten, einem optionalen Gehaltsmodell inkl. Bonus und wird in allen Modulen getrennt erfasst.

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Voraussetzungen

  • Dein Plan muss VA-Management erlauben.
  • Maximalzahl der VAs richtet sich nach deinem Tarif — bei Erreichen erscheint ein Schloss-Icon statt des Add-Buttons.

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Schritt-für-Schritt Anleitung

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Schritt 1: VA-Übersicht öffnen

Gehe zu Einstellungen → Virtuelle Assistenten. Du siehst eine Kartenübersicht aller bestehenden VAs mit Name, E-Mail, letztem Login und Login-Zähler. TODO: VA-Übersicht mit VA-Karten

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Schritt 2: Neuen VA anlegen

Klick auf das +-Symbol in der Karte Benutzer anlegen. Du landest im Anlage-Formular. Pflichtfelder:
  • Vorname und Nachname
  • E-Mail-Adresse — an diese geht später der Onboarding-Link
  • Sprache — DE oder EN (bestimmt auch die Sprache der Onboarding-Mail) TODO: Basisdaten-Formular für neuen VA

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Schritt 3: Gehalt & Bonus konfigurieren (optional)

Im Abschnitt Gehalt kannst du das Salary-Modell deines VAs direkt hinterlegen:
  • Arbeitstage pro Woche / Arbeitsstunden pro Tag
  • Grundgehalt pro Stunde mit Währung (USD, EUR, PHP, GBP)
  • Max-Gehalt pro Stunde (inkl. Bonus)
  • Ziel-Einkaufsvolumen pro Tag — Schwelle, ab der der Bonus greift
  • Salary-Faktor (0,000 – 1,000) — wie stark mehr Volumen das Gehalt steigert
ArbitrageOne zeigt dir live eine Bonus-Tabelle, wie sich das Stundengehalt mit steigendem Einkaufsvolumen erhöht. TODO: Live-Bonus-Tabelle

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Schritt 4: Account aktivieren und speichern

Setze den Toggle Account aktivieren, wenn der VA sich direkt einloggen können soll. Klick auf Speichern — du landest in der Bearbeitungs-Ansicht, in der jetzt zusätzlich die Rechte-Sektion erscheint.

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Schritt 5: Globale Rechte vergeben

Im Block Zugriffsrechte siehst du Toggles für ganze Module:
  • Einkäufe verwalten — Zugriff auf Purchases
  • Export verwalten — Exporte ausführen
  • Watchlist-Zugriff — FlipHunter / Watchlist (nur wenn lizenziert)
  • Ungatings sehen — Restrictions-Status prüfen
  • Retouren-Zugriff — Amazon-Retouren bearbeiten (nur wenn Modul aktiv)
  • VA-Analyse — eigene Performance-Auswertung für den VA
  • Benachrichtigungen — Discord-/E-Mail-Alerts empfangen TODO: Globale Rechte-Toggles

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Schritt 6: Sheet-Berechtigungen setzen

Die Sheet-Berechtigungs-Tabelle steuert pro Sourcing Sheet, was der VA darf. Pro Sheet kannst du einzeln aktivieren:
  • View — Sheet einsehen
  • Add Product — neue Produkte hinzufügen
  • Edit — bestehende Zeilen bearbeiten
  • See Ungatings — Restrictions pro Zeile sehen
  • View Purchases / Track Purchase — Einkäufe einsehen / erfassen
  • View Rating / Edit Rating — Bewertungen sehen / vergeben
  • View Analysis — Auswertungen des Sheets
Main Sheet: Genau ein Sheet kannst du als „Hauptsheet” des VAs markieren (Checkbox in der ersten Spalte). Ab dann sind für dieses Sheet die Rechte View, Add Product, Edit und View Rating automatisch gesetzt und gesperrt — alle anderen Sheets verlieren die Main-Sheet-Option. So stellst du sicher, dass jeder VA klar erkennt, wo er primär arbeitet. TODO: Sheet-Berechtigungstabelle mit markiertem Main Sheet Brauchst du ein neues Sheet eigens für den VA? Direkt unter der Tabelle klickst du auf Sourcing Sheet erstellen — das Modal öffnet sich ohne die Seite zu verlassen.

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Schritt 7: Onboarding-E-Mail versenden

Zurück in der VA-Übersicht klickst du auf das Cloud-Upload-Icon der VA-Karte. Ein Modal öffnet sich mit einer vorbereiteten Onboarding-Mail (deutsch oder englisch, je nach Sprach-Einstellung). TODO: Onboarding-Mail-Modal Was passiert beim Versenden:
  • Der VA-Account wird automatisch aktiviert.
  • Der VA bekommt eine E-Mail mit einem Passwort-Setup-Link (24 Stunden gültig).
  • Deine E-Mail-Adresse wird als Antwort-Adresse hinterlegt.
Du kannst Betreff und Text frei anpassen, bevor du sendest.

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Aktivität überwachen

In der VA-Karte siehst du jederzeit:
  • Letzter Login — wann der VA zuletzt aktiv war
  • Login-Zähler — wie oft der VA sich insgesamt eingeloggt hat
Für tiefergehende Performance-Auswertungen (Einkaufsvolumen pro VA, Bonus-Erreichung) nutze die VA-Analyse unter Virtuelle Assistenten → Analyse.

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VA bearbeiten oder löschen

  • Bearbeiten: Klick auf das Stift-Icon in der VA-Karte → du landest in der Edit-Ansicht mit allen Feldern.
  • Löschen: Klick auf das Papierkorb-Icon → nach Bestätigung wird der VA-Account deaktiviert. Seine bisherigen Einträge (Purchases, Ratings) bleiben erhalten.

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Wichtige Hinweise

  • Main Sheet ist ein exklusives Konzept — du kannst pro VA nur eines wählen. Soll der VA auf mehreren Sheets als Hauptverantwortlicher arbeiten, lege sie einfach mit vollen Rechten ohne Main-Sheet-Markierung an.
  • Ist ein Sheet bereits einem anderen VA als Main Sheet zugeordnet, siehst du ein Schloss-Icon statt der Checkbox — nur der Account-Inhaber kann die Zuordnung ändern.
  • Onboarding-Link läuft nach 24 Stunden ab. Kommt der VA nicht rechtzeitig dazu, kann er per „Passwort vergessen” einen neuen Link anfordern.
  • Das Bonus-Modell beeinflusst nur die Anzeige in der VA-Analyse — es löst keine automatischen Zahlungen aus.

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Häufige Probleme

Problem: „Maximale Anzahl Benutzer erreicht” Lösung: Dein Plan limitiert die VA-Anzahl. Entweder bestehenden VA löschen oder Plan upgraden. Problem: VA kann sich nicht einloggen Lösung: Prüfe, ob der Toggle Account aktivieren gesetzt ist. Die Onboarding-Mail aktiviert den Account nur, wenn sie tatsächlich versendet wurde. Problem: VA sieht ein Sheet nicht, obwohl er Rechte hat Lösung: In der Sheet-Berechtigungstabelle muss mindestens View aktiv sein. Ohne View sind die anderen Rechte wirkungslos. Problem: Main-Sheet-Checkbox ist ausgegraut Lösung: Entweder ist bereits ein anderes Sheet als Main markiert (nur eines gleichzeitig möglich), oder das Sheet hat bereits einen anderen VA als Main-User. Entferne die bestehende Zuordnung zuerst. Problem: Rechte-Änderungen wirken nicht sofort Lösung: Der VA muss sich einmal abmelden und wieder anmelden, damit neue Rechte aktiv werden.

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